Le même rituel chaque mois. Extraire des exports du progiciel comptable, fusionner des fichiers, retaper des chiffres, lier des comptes, mettre à jour des formules. Puis, vérifier à nouveau si tout est correct. Cela arrive si souvent que personne ne considère le temps et l'argent que cela consomme.
Dans notre nouveau livre blanc, Le coût des rapports financiers manuels, nous fournissons aux dirigeants de PME et aux directeurs financiers un cadre pour calculer cela. Nous ne promettons pas une économie fixe et ne donnons pas de montant moyen. Le cadre vous aide à découvrir vos propres chiffres.
Quatre coûts, quatre questions
1. Coût direct du travail. Combien d'heures vos collaborateurs consacrent-ils chaque mois à la production de rapports ? Multipliez ces heures par le coût horaire total de l'employeur. Pour les services externes, utilisez le coût de la facture.
Exemple de calcul : 20 heures par mois × 50 € × 12 = 12 000 € par an.
2. Coût des erreurs. Les erreurs entraînent un temps de récupération : recherche, correction, nouvelle vérification et redistribution. Parfois, des dommages collatéraux s'ensuivent également, par exemple lorsqu'une décision est basée sur des chiffres incorrects.
Exemple de calcul : 3 heures de récupération supplémentaires par mois × 50 € × 12 = 1 800 € par an. Note : n'ajoutez cela au coût du travail que si ces trois heures ne sont pas déjà incluses.
3. Coût du délai. Des chiffres tardifs ne deviennent un coût que s'ils retardent une action concrète, telle qu'un projet déficitaire se poursuivant plus longtemps que nécessaire.
Exemple de calcul : 300 € de perte évitable par jour × 10 jours = 3 000 € par incident.
4. Coût d'opportunité. Que pourraient faire vos collaborateurs avec ce temps ? Analyser la rentabilité par client, surveiller le comportement de paiement ou développer des scénarios. Douze heures libérées ne génèrent pas en soi de profit. Cependant, une analyse concrète qui s'inscrit dans cette capacité et qui devrait générer 6 000 € nets par an peut être évaluée comme un scénario distinct.
Calcul honnête
Un tel calcul peut rapidement devenir trop optimiste. C'est pourquoi le livre blanc contient des règles de base claires :
- Ne comptez pas deux fois. Incluez les heures de récupération une seule fois et n'enregistrez pas les mêmes dommages collatéraux sous les erreurs et les retards.
- Gardez la capacité et les dépenses distinctes. Les 13 800 € d'apport personnel dans notre exemple représentent la valeur du temps utilisé. Ce n'est pas une facture supplémentaire et pas automatiquement une économie.
- N'incluez pas aveuglément la valeur manquée. Le coût d'opportunité de 6 000 € est distinct du total.
- Calculez également les coûts d'amélioration. La mise en œuvre, la formation, les licences, les intégrations et la maintenance font partie de chaque analyse de rentabilité.
De plus, un rapport plus rapide n'apporte des avantages en termes de délai que si votre entreprise agit également plus rapidement.
Quelle est la sensibilité de votre chiffre ?
Le nombre d'heures et le taux horaire déterminent beaucoup. À 20 heures par mois et 40 € par heure, vous arrivez à 9 600 € par an. À 60 heures et 65 € par heure, cela représente 46 800 €. Par conséquent, il est peu judicieux de copier une moyenne. Tous les montants de nos exemples sont délibérément fictifs et ne constituent pas une référence pour les PME belges.
Votre mission pour les prochaines semaines
Le cadre nécessite peu de préparation :
- Mesurez trois cycles de reporting consécutifs. Enregistrez le nombre d'heures que chaque tâche et chaque employé prend.
- Reconstituez l'année écoulée. Quelles erreurs et décisions retardées vous souvenez-vous, et qu'ont-elles coûté ?
- Notez quatre moments : lorsque les données étaient disponibles, lorsque le rapport était prêt, lorsque la décision a été prise et lorsque l'action a commencé. De cette façon, vous voyez quelle partie du délai est réellement due au reporting.
- Commencez petit. Abordez la plus grande dépense de temps récurrente et un problème de décision clair.
Après quelques semaines, vous saurez non seulement ce que coûte le reporting manuel, mais aussi par où vous devriez commencer.
Un outil n'est pas une solution miracle
L'automatisation n'élimine pas le besoin de contrôles. L'ICAEW conseille également des données structurées, des contrôles intégrés, des tests et la gestion des versions. Cela peut également être fait dans votre environnement Excel existant. Parfois, le premier gain est donc une meilleure méthode de travail, avant même un nouveau système.
Votre prochaine étape
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